요즘 전자계약으로 계약하는 곳이 많은데, 근로계약도 전자계약을 하면 괜찮을까요?
세상은 우리가 생각하는 것보다 더 빠르고, 격렬하게 변하고 있습니다.
이제 계약서도 종이로 보관할 필요가 없는 세상
최근 전자기기 등 기술의 발달로 근로계약서도 전자로 발행하여 관리할 수 있게 되었습니다. 근로계약서를 전자로 발행하여 관리하게 되면 종이 형태의 근로계약서를 일일이 관리할 필요 없이 서버 하나에서 통합적으로 관리할 수 있고, 언제든지 인터넷을 통해 내용을 확인할 수 있다는 장점이 있습니다.
하지만, 전자근로계약서와 전자서명이 종이에 쓰는 것처럼 법적인 효력이 있을지 궁금하신 분들이 많을 것 같습니다. 과연 전자근로계약서와 전자서명이 종이 형태(서면) 근로계약을 하는 것과 동일한 효과가 발생할까요?
전자로 근로계약서를 작성해도, 효력은 그대로!
전자근로계약의 효력은 법령을 통해서도 인정되고 있습니다.
[전자문서 및 전자거래 기본법]
제4조(전자문서의 효력) ① 전자문서는 다른 법률에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는
전자적 형태로 되어 있다는 이유로 문서로서의 효력이 부인되지 아니한다.
이 조항에 따라, 전자근로계약서는 실제 서면으로 제공하는 근로계약서와 동일한 효력을 가지고 있으면서, 더 간편하게 문서를 관리할 수 있다는 장점을 가집니다. 실제 고용노동부의 가이드라인에서도 전자근로계약서의 정의를 회사와 직원이 서로 근로계약이 체결되었음을 증명할 수 있는 문서라고 하고 있어 사용에 전혀 문제가 없습니다!
전자계약 시 몇 가지 주의사항
전자 형태로 근로계약을 진행할 시, 몇 가지 주의할 사항이 있습니다.
이 내용을 꼭 한 번 짚어본 후 전자계약서를 작성하시면 좋겠습니다!
#1. 직원에게 어떻게 근로계약서를 교부하나요?
카카오톡, PASS 등 전자인증서를 보유한 플랫폼이나, 포털사이트 등에서 제공하는 이메일 등 각종 전자적 방법을 이용하여 직원에게 전송할 수 있습니다. 다만 전자근로계약이 어려울 때에는 해당 내용을 종이로 출력하여 직원에게 전달할 수 있습니다.
#2. 당사자간 서명·날인은 어떻게 받아야 하나요?
전자근로계약서 작성 시 서명, 날인에 대한 별도의 제한 규정은 존재하지 않지만, 다음과 같이 진행하시면 됩니다.
•
전자 서명의 경우
◦
카카오톡, PASS 등 전자인증서를 보유하거나 정보처리시스템을 보유한 서비스 활용
◦
패드에 직원이 직접 서명하게 하는 형태 등 가능
•
서면으로 서명을 받은 후 문서 전자화 (예. 서면에 당사자가 서명·날인하고 이를 PDF, 이미지 파일로 스캔)
전자근로계약서는 최종 작성 또는 서명 이후 어느 일방이 임의적으로 수정할 수 없도록, 읽기 전용 문서로 저장하여야 한다는 점을 꼭 기억하세요.
#3. 얼마나 보관해야 하나요?
일반적인 근로계약서와 마찬가지로, 근로계약이 종료된 시점으로부터 3년 간 보관해야 할 의무가 있습니다.
[ 근로기준법 ]
제42조(계약 서류의 보존) 사용자는 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하여야 한다.
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닥터와이즈에서는 위에서 말했던 전자근로계약서 기능을 모두 지원하고 있어요 .
그레서 근로계약 등을 보다 간편하고 안전하게 진행할 수 있다는 장점이 있습니다.
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감사합니다.
- 닥터와이즈 운영팀 드림
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